Χρήσιμα FAQs για τη λειτουργία της υπηρεσίας eForms.auth
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στην υπηρεσία eForms.auth ώστε να συμπληρώσετε την κατάλληλη φόρμα, θα χρειαστεί να διαθέτετε ενεργό ιδρυματικό λογαριασμό καθώς και Αριθμό Πανεπιστημιακού Μητρώου (ΑΠΜ). Ωστόσο, ορισμένες φόρμες επιτρέπουν υποβολές και από χρήστες που δε διαθέτουν ιδρυματικό λογαριασμό. Σε αυτές τις περιπτώσεις δε θα χρειαστεί να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας.
Στην περίπτωση που επιθυμείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας φόρμες ή να αιτηθείτε πρόσβαση για κάποιον άλλο χρήστη, θα χρειαστεί να ακολουθήσετε τις οδηγίες που θα βρείτε σε αυτήν τη σελίδα.
Η υπηρεσία παρέχεται χωρίς κόστος σε όλες τις μονάδες του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης ώστε να δημιουργήσουν τις φόρμες που χρειάζονται για τις διάφορες δράσεις τους.
Ωστόσο, στην περίπτωση που επιθυμείτε να δημιουργήσετε μία φόρμα για εκδήλωση ενδιαφέροντος για υποψήφιους φοιτητές σε ένα Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών του τμήματος σας, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία enrollment του συστήματος ηλεκτρονικής γραμματείας του ΑΠΘ. Παρακαλούμε για τυχόν απορίες να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη χρηστών στο support@auth.gr
Με βάση το ρόλο που έχετε στην υπηρεσία eForms.auth υπάρχει διαφορετικό όριο στις φόρμες που μπορείτε να δημιουργήσετε. Συγκεκριμένα:
Στις φόρμες που δημιουργείτε στις υπηρεσίες eForms.auth μπορεί να οριστεί μόνο ένας διαχειριστής και δεν υπάρχει δυνατότητα προσθήκης επιπλέον διαχειριστών.
Ωστόσο, στην περίπτωση που ανήκετε στο προσωπικό μίας μονάδας και επιθυμείτε να έχουν πρόσβαση στις φόρμες αρκετοί χρήστες της ίδιας μονάδας, μπορείτε να ελέγξετε τη λειτουργία των spaces παρακάτω.
Κάθε φόρμα που δημιουργείτε στην υπηρεσία eForms.auth διαθέτει τη δική της ενότητα ρυθμίσεων. Μέσω αυτών των ρυθμίσεων μπορείτε, μεταξύ άλλων, να ορίσετε το διάστημα μέσα στο οποίο μπορούν οι χρήστες να συμπληρώσουν τη φόρμα.
Για να απενεργοποιήσετε προσωρινά τις υποβολές σε μία φόρμα, μπορείτε για παράδειγμα να ορίσετε μία προγενέστερη ημερομηνία ως ημερομηνία λήξης υποβολών στη φόρμα. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε σε αυτήν τη σελίδα.
Κάθε φόρμα που δημιουργείτε στην υπηρεσία eForms.auth διαθέτει τη δική της ενότητα ρυθμίσεων. Μέσω αυτών των ρυθμίσεων μπορείτε, μεταξύ άλλων, να ορίσετε εάν η φόρμα θα είναι προσβάσιμη από όλους τους χρήστες ή μόνο από τα μέλη ΑΠΘ.
Για να περιορίσετε τη φόρμα μόνο σε μέλη του ΑΠΘ, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την αντίστοιχη επιλογή από τις ρυθμίσεις της φόρμας. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε σε αυτήν τη σελίδα.
Κάθε φόρμα που δημιουργείτε στην υπηρεσία eForms.auth διαθέτει τη δική της ενότητα ρυθμίσεων. Μέσω αυτών των ρυθμίσεων μπορείτε, μεταξύ άλλων, να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης που θα το δώσετε μόνο στους χρήστες που επιθυμείτε να συμπληρώσουν τη φόρμα.
Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε σε αυτήν τη σελίδα.
Οι φόρμες που δημιουργούνται στην υπηρεσία eForms.auth επιτρέπουν, μεταξύ άλλων, και το ανέβασμα (upload) αρχείων. Για παράδειγμα στην περίπτωση που επιθυμείτε οι χρήστες να ανεβάζουν κάποιο έγγραφο (PDF) ή κάποια εικόνα (PNG, JPG, JPEG) τότε μπορείτε να προσθέσετε το αντίστοιχο πεδίο στη φόρμα.
Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για τα διαθέσιμα πεδία σε αυτήν τη σελίδα.
Κάποιες φόρμες που δημιουργούνται στην υπηρεσία eForms.auth μπορεί να είναι προσβάσιμες μόνο από συγκεκριμένες ιδιότητες του πανεπιστημίου. Για παράδειγμα, μία φόρμα μπορεί να πρέπει να συμπληρωθεί μόνο από το διοικητικό ή μόνο από το διδακτικό προσωπικό.
Στην περίπτωση που έχει ενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση και δεν ανήκετε στις επιλεγμένες ιδιότητες τότε θα σας εμφανίζεται και το αντίστοιχο μήνυμα που θα αναφέρει ότι δεν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να συμπληρώσετε τη φόρμα.
Σημείωση: Η συγκεκριμένη ρύθμιση μπορεί να ενεργοποιηθεί μόνο από το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΑΠΘ.
Πρόσβαση στην υπηρεσία eForms.auth έχουν όλα τα μέλη του ΑΠΘ που διαθέτουν ενεργό ιδρυματικό λογαριασμό καθώς και Αριθμό Πανεπιστημιακού Μητρώου (ΑΠΜ).
Στην περίπτωση που η φόρμα που επιθυμείτε να συμπληρώσετε δεν έχει ενεργοποιημένη τη ρύθμιση που επιτρέπει τη συμπλήρωση της μόνο από μέλη του ΑΠΘ, τότε δε χρειάζεται να συνδεθείτε στην υπηρεσία eForms.auth.
Η πιο συνηθισμένη περίπτωση που μπορεί να λάβετε κάποιο σφάλμα κατά την είσοδο σας στην υπηρεσία eForms.auth, είναι όταν ο ιδρυματικός σας λογαριασμός δε διαθέτει Αριθμό Πανεπιστημιακού Μητρώου (ΑΠΜ).
Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με την είσοδο σας στην υπηρεσία eForms.auth, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη χρηστών στο support@auth.gr επισυνάπτοντας και το μήνυμα σφάλματος που λαμβάνετε.
Η είσοδος σας στην υπηρεσία eForms.auth γίνεται με χρήση ιδρυματικού λογαριασμού. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μην ορίζετε ξεχωριστό κωδικό πρόσβασης στην υπηρεσία eForms.auth.
Στην περίπτωση που δε θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης του ιδρυματικού σας λογαριασμού μπορείτε να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη χρηστών στο support@auth.gr
Τα spaces στην υπηρεσία eForms.auth είναι μία μορφή ιστοχώρων (websites) που βρίσκονται εντός της υπηρεσίας και είναι ειδικά σχεδιασμένα για την εξυπηρέτηση των αναγκών μίας συγκεκριμένης μονάδας. Για παράδειγμα, το ΚΗΔ ΑΠΘ διαθέτει το δικό του space με όλες τις αιτήσεις που είναι διαθέσιμες στα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας και είναι διαθέσιμο στη διεύθυνση https://eforms.auth.gr/it. Αντίστοιχες διευθύνσεις δημιουργούνται και για τα υπόλοιπα spaces που είναι διαθέσιμα στην υπηρεσία.
Τα spaces μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τις διάφορες μονάδες στις περιπτώσεις όπου το προσωπικό της μονάδας (δύο ή περισσότεροι χρήστες) πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις διαθέσιμες φόρμες της μονάδας. Τη δημιουργία νέου space μπορεί να αιτηθεί μόνο ο/η προϊστάμενος/η ή διοικητικά υπεύθυνος/η μίας μονάδας.
Για να αιτηθείτε τη δημιουργία ενός νέου space για τη μονάδα σας, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε την αίτηση που θα βρείτε σε αυτήν τη διεύθυνση.
Σημείωση: Κάθε μονάδα μπορεί να διαθέτει μόνο ένα space στην υπηρεσία. Αιτήματα που αφορούν τη δημιουργία επιπλέον spaces για την ίδια μονάδα δε θα γίνονται δεκτά.
Οι ρόλοι που υπάρχουν στα spaces της υπηρεσίας χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:
Εάν επιθυμείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε δικαιώματα από κάποιον χρήστη ενός space, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε τη φόρμα που θα βρείτε σε αυτήν τη σελίδα.
Σημείωση: Η αίτηση θα πρέπει να καταχωρηθεί από τον/την προϊστάμενο/η ή διοικητικά υπεύθυνο/η της μονάδας. Σε διαφορετική περίπτωση, η αίτηση θα απορρίπτεται.